¿Qué es un modelo de costos?

¿Qué es un modelo de costos?

A través de la contabilidad las empresas saben exactamente cuál es el estado de sus finanzas, cuántos son sus ingresos y egresos mensuales, con más o menos detalle dependiendo de las necesidades de información de cada una, pero el informe global existe.

Entonces, ¿por qué existen tantas empresas que no saben cuánto les cuesta sus productos o servicios?, ¿por qué no tienen información por sede o por tipo de cliente o por cliente puntual?

La respuesta es sencilla, no todos los egresos de una empresa se pueden asignar de manera directa a un producto o servicio y mucho menos a niveles de detalle más específicos.

Para poder conocer el costo real de los objetos sociales de una empresa se debe recurrir a lo que se ha denominado un modelo de costos que, en términos simples,

es un conjunto de elementos que representan los orígenes de egresos de una empresa y su interrelación para poder ser asignados (lo más aproximado a la realidad) a esos productos o servicios que vende cada empresa. 

Para saber por qué esto es importante para las empresas, leer aquí.

Normalmente, cada registro contable tiene un origen o una asignación a aquel elemento específico que lo genera; un centro de costo, una persona (que igual hace parte de un centro de costos), un producto, un edificio.

Así, cada gasto que realiza una empresa (dotaciones, seguros, sueldos, servicios públicos, materias primas, incentivos, comisiones, etc.) tienen un origen, pero 

¿qué parte de cada uno de esos gastos corresponde o se “realizó” para un producto?

Eso no es evidente porque, como expliqué anteriormente, muchos de esos gastos no se pueden asignar de manera directa.

Entonces, ¿cómo conocer los costos?

Hace muchos años (todavía algunas empresas usan este método arcaico) se vio como solución a este problema asignar un porcentaje, muchas veces aleatorio o simplemente a parte iguales, de los gastos y costos indirectos a cada producto/servicio.

El problema de esta metodología, conocida como costeo tradicional, es que tergiversa completamente la realidad de los costos; es un método perezoso que no le servirá a ninguna empresa para tomar decisiones asertivas.

Como ese, hay muchas otras metodologías para asignar costos que, con sus ventajas y desventajas permiten tener cierto detalle y aproximación a lo que le cuesta a una empresa hacer lo que vende y con base en ello, tomar decisiones, definir tarifas y recursos, etc.

Pero lo ideal es un modelo de costos que se ajuste a lo que la empresa necesite y según la información que disponga para no entrar en esfuerzos innecesarios que suelen complicar las implementaciones de modelos de costos y alargarlas en tiempo.

¿Cómo hacer un modelo de costos para mi empresa?

La contabilidad y otros sistemas de las empresas (activos fijos, almacén, facturación, por ejemplo) ya nos indica cuáles son los elementos generadores de costos, esos elementos se pueden agrupar, desagrupar o ignorar, según la definición de cada modelo.

También se dispone de las cuentas contables y los valores de cada uno de los registros o egresos realizados. Evidentemente este es otro dato de importancia.

El reto está en definir las relaciones entre esos elementos, que además deben ser cuantificables para poder hacer operaciones matemáticas que nos permitan conocer los costos reales. 

Los más comunes son: número de personas, valor de los activos, número de productos, número de órdenes, número de visitas, porcentajes, registros de tiempos de dedicación, metros cuadrados. 

A este concepto de un modelo de costos se conoce como driver de distribución.

Estableciendo una relación origen-destino entre los elementos, conociendo los egresos en los que incurrió cada origen en un periodo de tiempo y definiendo unos valores a esa relación origen-destino (drivers).

Esto es:

Elementos de un modelo de costos

La relación entre los elementos no tiene que ser lineal o de un solo nivel.

Un modelo de costos puede tener varios niveles de estos elementos, como si fuese un organigrama que, en lugar de jerarquizar la relación entre áreas de una empresa, incluye cargos o áreas, pero también productos, máquinas, edificios, procesos, actividades.

Así, el dinero va cayendo como una cascada, cada nivel acumula los costos propios y de niveles anteriores hasta “llegar” o poder ser asignado finalmente a los objetos que generan ingresos para la empresa.

Niveles de un modelo de costos

¿Cómo hacer una distribución de costos?

La información mínima de entrada para un modelo de distribución de costos consta de:

  • Listado de elementos. Todos los elementos o grupos de elementos que generan costos y/o ingresos a la empresa. Si se incluyen clasificaciones a los elementos se pueden hacer agrupaciones de información muy interesantes.
  • Listado de egresos o movimiento contable, debe incluir los elementos (dentro del modelo) que generaron dichos movimientos.
  • Listado de drivers. Valores de cada una de las relaciones origen-destino dentro del modelo. Puede ser una tabla grande.

Además de toda esta información, se requiere una solución informática que realice la distribución. Existen varias ofertas en el mercado de valores muy variados y con muchas funcionalidades interesantes para complementar o hacer más preciso tu modelo de costos.

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Anyelin Pérez Castro

Resultora en diseño e implementación de modelos de costos y rentabilidad. Me gustan las series de TV y leer ficción.